Kvalitetsystemet kan være den lille forskjellen mellom vellykkede og mislykkede bedrifter. Men hva er egentlig et kvalitetssystem og hvorfor er det så viktig for din bedrift?
Kvalitetssystemer er et virkemiddel bedrifter og prosjekter bruker for å oppnå ønsket kvalitet på leveransen, enten det er et produkt eller tjeneste. Kvalitetssystemer er ofte sammensatt av prosedyrer, prosessbeskrivelser, metoder, verktøy og lignende som benyttes i bedriften.
Hensikten med å ha et fungerende kvalitetssystem er å styrke bedriften ved å sikre at det har nødvendig styring og kontroll på det som utføres, helt frem til sluttprodukt eller leveranse.
Et kvalitetssystem bidrar til:
- å tilfredsstille eksterne og interne krav
- at virksomheten leverer enhetlig
- forutsigbare resultater
- effektiv kommunikasjon
- å forbygge feil og mangler
- redusere kostnader
- erfaringsoverføring
- å beskytte den enkelte mot å gjøre feil
- å forenkle hverdagen til hver enkelt
Det styrker prosjekter ved at de gir prosjektleder tilgang på informasjon, gir kontroll og skaper oversikt. Dette skaper en trygghet og en troverdighet som i neste ledd styrker prosjekteiers beslutningstagning. Til sammen styrker dette prosjektets kvalitet. Likevel ser vi at mellom 50 og 70 % av alle prosjekter opplever overskridelser eller manglende måloppnåelse. Dette skyldes ikke utelukkende manglende bruk av kvalitetssystemer, men det understreker viktigheten av god styring og kontroll. Bruken av kvalitetssystemer er grunnleggende for å oppnå vellykkede prosjekter.
Hvorfor er det viktig med et kvalitetssystem?
- Tydeliggjøre eierstyring og interne ansvarsforhold
- Etablere forutsigbare og støttende rammebetingelser
- Tydeliggjøre ansvarsforhold i beslutningsprosessene og i overganger mellom ulike faser
- Sikre at det utarbeides riktig beslutningsgrunnlag
- Sikre effektivitet i virksomhetens prosesser
- Sikre forutsigbart resultater gjennom at like standarder og prosedyrer følges
- Forenkle oppfølging
Skal et kvalitetssystem fungere optimalt og tjene den hensikten det er ment, nettopp å fremme styring og kvalitet, er det en forutsetning at det brukes og brukes riktig, av alle.
Vi gir deg 10 tips som er viktig å tenke på for å skape vellykkede prosjekter:
1. Klart definerte gevinster
En overordnet aktivitet for alle virksomheter ved valg av prosjekt er å ha et bevisst forhold til hvilke gevinster man ønsker å oppnå gjennom prosjektet. Når dette er klart definert er det lettere å forklare hvorfor nettopp dette prosjektet er valgt ut og det er også styrende for hvordan prosjektet skal gjennomføres.
2. Aktiv eierstyring
Prosjekteiers involvering i prosjektet blir ofte nedprioritert i en travel hverdag. Som oftest har denne oppgaven fokus i starten av prosjektet ved valg av prosjektleder, samt etablering av bl.a. mål og omfang, men for å lykkes med prosjektgjennomføringen må prosjekteier også være aktiv i løpet av prosjektets levetid, ta beslutninger og sikre at gevinster hentes ut.
3. Valg av riktig prosjektleder
Den som velges som prosjektleder må ha relevant og riktig kompetanse, samt kapasitet og vilje til å ta det ansvaret og de oppgavene som ligger i denne rollen. Hvis man må bytte prosjektleder på et senere tidspunkt kan dette forsinke prosjektet betydelig.
4. Prosjektleders mandat
Det må etableres tydelige kommuniserte rammer i en avtale med prosjekteier om ansvar, myndighet, rammer og mål. Det er også viktig at prosjektleder får et bevisst forhold til de eventuelle estimater og avtaler som allerede er inngått og som vil være styrende for gjennomføringen.
5. Riktig organisering av prosjektet
En utfordring i mange organisasjoner kan være at det går flere prosjekter i parallell som involverer mange av de samme personene. Det er da viktig å vurdere hvilken kompetanse og kapasitet som trengs i hvilke prosjekter i henhold til oppsatt fremdriftsplan, samt sette smarte mål, og kommunisere klart i forhold til roller og ansvar.
6. God prosjektplan
En god prosjektplan som beskriver hva, når og hvor mye. Krav til innholdet i prosjektplanen er ofte definert i virksomhetens prosjektmodell. Gjennom utviklingen av en solid detaljert prosjektplan, basert på en god oppstarts- og planleggingsprosess, legges et nødvendig og viktig grunnlag for å lykkes med prosjektet.
7. Styring av kundens forventninger
Det er viktig å bli enig med kunden om omfanget av leveransen i en tidlig fase av prosjektet. God kommunikasjon med kunden og en mest mulig enhetlig oppfatning av det ferdige produkt vil føre til en mer fornøyd kunde. Det er alltid en fordel å ta opp potensielle utfordringer så raskt som mulig i prosessen.
8. Aktiv oppfølging
Oppfølging av både fremdrift og endringer er avgjørende for å kunne levere prosjektet både på budsjett og til avtalt tid. Det vil komme endringer i så å si alle prosjekter og det viktige er hvordan disse håndteres. Det må legges en plan for dette.
9. Styring av usikkerhet
Innenfor temaet usikkerhet ligger håndtering av både risiko og muligheter, det er lett å bare tenke negativ risiko, men de fleste prosjekter inneholder også muligheter som en usikkerhet.
10. Prosjektavslutning
Ved avslutning av prosjekter er ofte ressursene flyttet videre til nye oppgaver og fokus er endret. Det er viktig for erfaringsoverføring og læring å sikre at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert og at prosjektet er formelt avsluttet.
For virksomheter som lever av prosjekter, er det avgjørende å være god til å velge de rette prosjektene, og gjennomføre disse på en slik måte at de gir ønsket resultat. Har du kontroll på disse grunnpilarene så vil sannsynligheten for at din virksomhet lykkes med prosjekter øke betraktelig.